应急计划vs备用计划

2021年7月18日
法赫德Usmani, PMP
应急计划vs备用计划

这是一个让专业人士挠头的概念。我自己也是受害者。在我最初的日子里PMP考试准备在美国,我很难理解应急计划和备用计划之间的区别。

我曾经认为,应急计划是用来管理已识别的风险,而备用计划是用来应对未识别的风险。这是错误的。应急和备用计划有助于管理已识别的风险。

然而,由于这两个计划都用于管理风险,您可能想知道,如果两个计划都处理已识别的风险,因此出现任何已识别的风险,您应该遵循哪一个?

因为我已经通过了PMP和PMI-RMP考试,并且很好地理解了这些概念,所以我写了这篇博客,希望在阅读后你能够区分应急和备用计划。

应急计划

韦氏词典将“偶然性”一词定义为“可能发生但不确定发生的事件”。

偶然性是指可能发生也可能不发生的事件。因此,我们可以说,应急计划处理的是可能发生或不可能发生的事件。

应急计划是项目管理计划的一部分;它描述了如果发生任何确定的风险,您将采取的每一个行动。

让我们看一个真实的应急计划的例子。

一个真实的例子

你正在进行一个建设项目,在执行过程中会有下雨的风险,这将会损坏任何放置在户外的消耗品。

因此,你制定了一个计划,上面写着:“如果有降雨的迹象,所有的消耗品都将用塑料布覆盖。”您还补充说,在雨停后,您将携带风扇/真空泵来清洁和干燥潮湿的耗材。

这是针对这一风险事件的应急计划。

您可以在互联网上找到许多应急计划的定义,这些定义对您来说可能看起来不同,但它们各自可能是正确的。

以下是对应急计划的两种不同解释。

  • 应急计划是描述在机会或威胁发生时将采取的具体行动的计划。
  • 如果有足够的警告信号(风险触发),将执行应急响应策略。

如果你检查这些定义,你会发现它们并没有不同,只是措辞不同。

后备计划

后备计划是项目管理计划的一部分,它定义了在何种情况下必须采取行动。

当应急计划失败或不是完全有效时,就会执行后备计划。这是应急计划的备用方案。你可以说,备用计划通常是为残余风险而制定的。

一个真实的例子

让我们重新考虑上面给出的例子。

假设雨持续了很长一段时间,比预期的时间长,这导致了消耗品的损坏。

在这种情况下,您将执行备用计划。它说,如果雨持续很长一段时间,导致消耗品损坏和应急计划失败,你将从预先确定的供应商重新订购消耗品。

这是一个后备计划的例子。

在我进一步阐述之前,让我分享我自己的另一个例子。

我正在使用第三方备份服务为我的博客保存数据。我可以用这个备份以防我的网站崩溃托管提供商没有任何备份。

这是我的应急计划。

现在,如果我的网站被黑了,同时我的第三方备份服务也关闭了,会发生什么?我该如何恢复我的博客?

这就是我的后备计划发挥作用的地方。为了避免这样的灾难,我总是在我的电脑和谷歌驱动器上更新我的博客。

现在,如果我的博客被黑客攻击,甚至第三方服务失败,我可以从我的电脑备份或在线存储中恢复我的博客。

应急计划和备用计划的区别

应急计划和备用计划没有区别;它们相互补充。后备计划只有在应急计划失败时才会使用。

应急计划和备用计划的相似之处

两种方案的相似之处如下:

  • 这两项计划都被称为风险应对。
  • 这两个计划都用于管理已识别的风险。
  • 这两个计划都利用应急储备金来实施。

总结

应急和后备计划是你的支柱风险管理计划这有助于您管理已识别的风险。如果发生任何确定的风险,您将实施应急计划,当应急计划失败或似乎无效时,您将实施后备计划。

您将使用应急储备来应用应急或备用计划,而不是管理储备,因为应急储备用于已识别的风险。管理准备金用于管理未知风险。

我希望你现在明白了这些条款。然而,如果你仍然有一些麻烦,请在下面留下评论。我愿意讨论。

从PMP和PMI-RMP考试的角度来看,应急计划和备用计划是非常重要的,所以一定要很好地理解这个主题。

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说出你的想法

  • 嗨法赫德,
    非常感谢你的文章。我想到这个问题是因为我想弄清楚,什么是问题应对计划,或者它与应急计划或后备计划有关。对此有什么想法吗?

  • 我爱你,伙计。你的解释非常清楚,非常有用。
    我很感激你,因为你知道我们需要知道的事。
    非常感谢

  • 谢谢你清楚的解释。所以两项计划的应急准备金加起来了吗?现在假设,管理层强迫我打乱日程,我超出了预算。建议是重新评估风险,并降低相关成本,以提供一些预算。所以我改变了应急计划或两者都改变(并取回与之相关的金额)?

    • 你好丹尼尔,

      1)是的。

      我不明白你的意思。如果你超出了预算,撞车会增加成本。

  • 是否需要发出变更请求以执行应急计划和使用应急储备?应急计划(作为反应性响应)不在项目进度中,进度储备将从项目缓冲区中使用……但是,我是否需要发出变更请求,以表明计划外活动在进度中出现,并证明缓冲区的减少是合理的?

    谢谢

  • 我正在准备PMI-RMP,我有一个疑问,希望有人能帮助。

    对于积极接受的风险,我可以计划一个应急反应,留出应急储备或两者兼而有之。

    我的问题是,应急计划(万一是一系列的活动,比如下雨了,花2天的时间把地板弄干)原本在网络图里吗?...

    如果答案是肯定的,如果没有下雨,我是否需要提出更改请求来调整计划并移除活动?

    反之亦然,如果答案是否定的,并且确实下雨…计划实现后(有资金储备和风险识别和风险分配给所有者),我需要出具正式的变更请求来反映事件的计划,并相应地调整日期吗?

    谢谢你的帮助。

    • 风险可能发生,也可能不发生。它不改变任何基线,因为它是确定的,并在计划中考虑。当然,除非影响太大,你的储备用完了。

      • 项目管理知识体系第5版第353页,在题词11.6.3.2中指出,实施应急计划有时会导致变更请求。这里的“有时”指的是什么?

        非常感谢

  • 谢谢你这篇帖子,我真的没有理解上面讨论的话题的偶然性和后撤计划。我被指派提出一个,非常感谢你的帮助。我如何向这类管理人员展示

  • 哇,真是个有趣的学习的地方,我在这里学到了很多。
    请多给我点光亮;

    接受、变更请求、变通、剩余风险,以及如何应对剩余风险和系统风险。

  • 谢谢你的解释,根据你对后备计划的定义,能否回答这个问题?
    - - -
    在完成您的风险管理计划的同时,您还决定
    创建一个后备计划。创建后备计划的主要原因是什么?
    答:应对已知风险,但其发生的可能性有很大的不确定性。
    B:无法主动管理的未知风险。
    C:风险管理计划中已确定的未知风险。
    D:已知的风险,如果它们发生,会对您的项目产生比预期更大的影响。

      • 对,我同意你的看法。根据以上的解释,正确答案应该是“D”。
        但答案中说:
        正确答案是B。
        A:风险撤退,或偶发事件,计划处理所有未知
        无论风险是大是小。
        B:未知风险是指无法主动管理的风险,
        应急计划是针对未知风险制定的。
        C:风险后备计划,或应急计划,是用来应对风险的
        未被确定在风险管理计划中。
        D:应对未知风险的应急计划,
        未知的风险。

  • 有用的部分。我喜欢这些要点-有人知道我的公司可以在哪里获取PH RKS表格5文件样本来打字吗?

  • 你好法赫德

    我有一个问题。有所谓的时间表预留吗?Rita的书在“活动持续时间评估”中描述了它。但我在pmbok或其他地方都没有看到这个词。请帮助。

  • 项目经理发现项目问题已经发生。在风险规划活动中从未讨论过这个问题,也没有将其添加到风险登记册中,现在它将花费项目资金。对于这种情况,什么是适当的应对措施?

  • 我真的很喜欢在这个博客上阅读许多有价值的文章,我想对Fahad Usmani先生和许多留下意见的访客表示感谢。今天我在这里看到了很多关于应急计划和风险应对的评论,根据我的理解,他们可能是一样的。

    但根据我的经验和对PMBOK概念的理解,这两个概念的用途可能是不同的。下面是一个简单的例子:

    项目经理在其组织缺乏熟练劳动力或专业知识的情况下,决定将其建筑项目的一部分分包作为风险转移(风险应对)的策略。分包工作可分配给WBS,分包工作的预算和工期可相应纳入原计划,此时无需增加应急准备金。
    可以为分包商破产等次级风险准备应急预案,为分包工作次级风险应急预案无效准备应急预案。在这种情况下,次级风险的应急计划或备用计划可能导致在预先定义的次级风险发生后更新应急储备或其他相关计划。

    结论:在我看来,风险应对可能包括应急计划和后备计划,但不一定是一样的,因为风险应对的预算和持续时间可以包括在成本和持续时间估计中,而不是应急储备中。

    我想发表的另一件事是关于变通方法,针对未确认或被动接受的风险的特别回应。尽管PMBOK指南明确规bob手机客户端定应急储备用于识别或积极接受风险,在我看来,如果任何不明或被动地接受风险发生在项目的执行工作,项目经理应该决定是否他使用应急储备金在协商合同条款,担保实体(客户)及其高级管理人员。如果为变通方案使用了应急储备,则可能会更新应急储备以适应稍后的事件。如果合同允许客户的变更订单或变更订单,如果高级管理层同意使用应急储备作为变通措施,并允许相应地更新储备和计划,那么实际上不建议使用管理储备。但在某些情况下,如果合同、保险或其他相关缓解措施不能在实际、合同和法律上适用,则可在获得管理层批准后使用管理准备金。因此,我的结论是,由于各种原因,不只是上面介绍的例子,很难考虑使用管理储备的变通方法。管理准备金不能用于紧急情况,但剩余的应急准备金实际上可以用于任何紧急情况,遵循适当的程序处理情况,因为所有识别的风险可能不会同时发生。谢谢你阅读我的帖子。

    • 你好,公园,

      关于备用方案,实际上您可能是对的,但是对于PMP考试,您必须遵循PMBOK指南。bob手机客户端

  • 嗨法赫德

    谢谢你的解释。但是我想问一个问题。如果应急储备为应急计划提供资金,那么什么为备用计划提供资金呢?我们必须以“后备储备”的名义保留额外的储备吗?请解释

  • 在PMP考试
    他们问了很多问题,我都快疯了
    例如,说了一种情况,并要求我使用应急储备,如果可用或使用管理储备或更改请求!!
    这让我很困惑,为什么??
    我如何知道他们是否已经在风险登记册中确认,以及我如何在变更请求或管理储备之间进行选择

    请帮我

    • 你好默罕默德,

      我很难在没有看到的情况下对任何问题发表评论。

      我也建议你不要在任何论坛或博客上张贴PMP考试的问题,因为这是非法的。

  • 我不确定项目管理知识体系的术语,但这是我从逻辑角度对风险应对计划的看法。

    一旦你确定了你(和你的团队)能想到的所有风险:

    1.如果您可以以这样一种方式重新配置项目任务,通过以不同的方式实现任务目标来消除风险,而不会对进度、预算、范围或质量产生负面影响,那么您可以进行更改并避免风险。

    2.如果您可以将有风险的任务外包给另一个组织,将风险责任转移给他们,那么您就可以转移风险。

    3.如果您可以以这样一种方式来增加项目计划,以减少风险的可能性或影响到一个更可接受的水平,那么您就可以减轻风险。在这种情况下,您正在开发和实现一个“缓解计划”(MITIGATION PLAN),该计划将成为基线项目的一部分,您将主动接受相关成本和预算对项目的影响。你必须为此付出代价。

    4.如果主动变更不可行(成本或进度影响太高而无法接受),您可以开发一个权变计划,该计划仅在触发事件发生时才会实施。该应急计划成为已批准的项目基线的一部分,相关预算放在应急储备中。您接受风险,但如果触发器事件从未发生,您可能不必为此支付费用。您还可以为主要应急计划失败时可能发生的次级或剩余风险创建应急计划,并为应急储备分配额外的预算,以防触发事件也发生。这些次要的应急计划可以被认为是后备计划。

    您已批准的项目基线允许上述所有内容,并且您所做的任何事情通常都不需要范围更改或额外的批准。这涵盖了所有的已知-已知和已知-未知。

    如果发生了你没有预料到的事情,它可以被归为剩下的两种类型之一:

    1.UNKNOWN-KNOWN是您应该能够识别将在您的项目中发生的事情,但不知何故您没有将其包含在您的计划中。这通常被认为是一个计划错误,因为一个有经验的项目经理会意识到它必须包含在项目计划中。

    2.UNKNOWN-UNKNOWN是在项目执行期间可能发生的事情,但是您没有合理的期望将其识别为风险。如果出现这种情况,将很难将责任归咎于项目计划,相反,大多数人会认为这是一个不幸的不可预见的情况。

    为了限制对项目的影响,您必须响应并实现工作区,请求对范围变更的批准,然后从管理储备中提取。您还可以使用管理储备来对先前已确定但有意保留在观察列表中的低风险事件作出反应。

    正如我所说的,我不确定这是否符合pmbok的说法,但我发现这是一个非常符合逻辑的框架,用于处理真实的项目管理情况。

    • 已知-未知是确定的风险,您必须制定应急计划。

      Unknown- Known和Unknown-Unknown应通过工作区进行管理。

  • 嗨法赫德,
    你在上面提到:

    在项目管理中,应急计划是项目管理计划的一部分,它描述了当风险即将发生或已经发生时你将采取的每一个行动。

    我的问题是:应急计划是项目管理计划????的一部分
    谢谢,

  • 你好,

    PMBOK表示,应急计划和备用计划是一样的

    11.5.2.3应变策略
    有些响应仅在发生某些事件时使用。对于某些风险,如果相信有足够的预警来执行该计划,则项目团队可以制定一个只在某些预定义条件下执行的响应计划。应该定义和跟踪触发应急响应的事件,例如错过中间里程碑或获得供应商的更高优先级。使用此技术确定的风险响应通常称为应急计划或备用计划,并包括确定的使计划生效的触发事件。

    • 针对剩余风险制定备用计划。

      项目管理bob手机客户端知识体系指南,第五版:11.5.2

      如果选择的策略不是完全有效的,或者出现可接受的风险,可以为实现开发后备策略。

  • 我是否需要发出变更申请以使用应急储备?

    我是否需要在使用应急储备金以反映成本基线的更新后发出更改请求?

    我是否需要发出变更请求来实施应急计划?

  • 嗨法赫德,
    根据项目章程中的风险进行3点评估(时间和成本),这样做你可能会发现一些额外的风险。
    这些风险与项目启动过程中确定的风险一起被处理为风险管理。
    在风险管理过程中,你要准备风险应对措施,但是,即使在风险应对计划之后,一些剩余风险仍然存在。
    现在我的问题是,我们保留应急准备金是为了“支付我们创建的风险应对成本”或“风险应对计划后剩余的风险”或两者兼而有之。

    问候,
    Shoeb。

    • 你将分析剩余风险。如果它需要进一步的计划,你就会去做,否则就保持在观察名单中,以便将来进行监测。

  • 有一些低优先级风险被推入风险登记册作为观察名单。当这些风险发生时,将使用何种储备?应急或管理储备?

    • 根据PMBOK第5版第332页,

      “在低风险区域发现的威胁可能不需要采取主动的管理行动,只需要将其作为观察名单的一部分列入风险登记册或增加应急储备”。

      在你的风险管理/应对计划中,你必须决定你将如何管理低优先级风险。如果你不保留应急准备金,你将不得不使用管理准备金。

  • 但是我不同意你的看法。我们在项目管理知识体系中读到关于接受策略的内容:“这个策略可以是被动的,也可以是主动的。被动接受不需要采取任何行动,除了记录策略,让项目团队在风险发生时处理它们。最常见的主动接受策略是建立应急储备,包括处理风险的时间、金钱或资源。”b0b体育app

    因此,请在上述段落中“资源”的位置填上“化学”。项目经理购买15%的额外资源来处理风险。他想把它作为储备如果有化学物质丢失了这15?就会被使用。这是一种主动的接受。
    在这个意思中,你说除了被动接受之外的所有策略都将是“缓和”,因为它们正在降低潜在的负面影响或风险的可能性。
    你同意吗?

    • 在接受策略(主动)中,你不做任何事来降低风险的可能性。除非风险发生,否则你不会采取任何行动,尽管你为风险分配了应急资源。

      如果发生了,你要处理。

      在缓解过程中,您试图降低风险发生的概率。

  • 我想是的,所以当我们用“已知”或“未知”这两个词时,第二个意思是“风险”。所以未知-未知=未知风险和已知-未知=已知风险。
    - - - - - -
    我怀疑接受策略的意义。我觉得有些书不适合我!
    举个例子,你怎么看这个?

    “你的团队已经发现了你在高速公路建设项目中使用的一些化学物质的风险。要正确地混合它们是非常困难的,根据过去的项目,你已经发现,在混合问题中,大约14%的化学供应将会丢失。你决定提前额外购买15%的化学品,这样你就会为这些损失做好准备,你的项目也不会推迟。您使用的是哪种反应策略?
    1-Avoid
    2-Accept
    3-Mitigate
    4-Transfer
    ”(Head-First_PMP.2009)

    • 你说得对,第二届任期意味着风险。

      现在来回答你的问题:

      在你的计划中,因为你承认了风险,并制定了购买额外15%的化学品来降低风险的计划,因此它既不是一个避免策略,也不是一个转移策略。

      它不可能是一个接受策略,因为你已经制定了一个计划来处理它。

      所以在我看来,最好的答案应该是“缓和”。

  • 项目管理知识体系(PMBOK):最常见的主动接受策略是建立应急储备,包括处理风险的时间、金钱或资源b0b体育app
    所以我们可以说,当项目经理留出一些钱、时间或资源作为应急储备时,他/她使用的是接受策略吗?b0b体育app
    - - - - - -
    我在PMI网页上的电子书《深入项目风险管理》中看到:“时间和成本可以分为两种储备:应急储备和管理储备。应急储备是为未知而保留的,是应对风险的完美选择。”
    第二句是错的吗?

    • 两种说法都是正确的。

      权变准备金用于已知风险(已知-未知),管理准备金用于未知风险(unknown-unknown)。

      Accept是您用于已知风险的风险响应策略。

  • 请参阅PMBOK 4第275和305页,
    已知风险是那些已被识别和分析的风险,并使对这些风险的应对计划成为可能(问题是这种应对称为什么?)
    特定的未知风险不能被预先管理,因此项目团队应该创建一个“应急计划”。
    11.5.2.3提供了更多的信息,但仍然提到“一些风险”。(PMBOK 5稍微清楚一些,但仍然如此)。
    我的理解是,应急储备(成本/时间)是为应对已知的未知风险而提供的。应急计划是利用这些应急储备来处理已知的未知风险。>是否指11.5.2项中提到的“特定未知风险”
    后备计划是应急计划的备份计划,但它是一个计划良好的活动,而不是一个临时计划
    工作区是当未知的未知发生时的临时响应,我认为应该使用管理储备来满足它们。
    我的理解正确吗?

    • 根据我的理解,以下是对您提出的问题的回答:

      "这个反应叫什么"

      你可以称之为应急反应。

      是否指第11.5.2项所述的“特定未知风险”

      具体的未知,它意味着你在谈论已知的未知。

      对于其余部分,您是正确的,应该使用管理储备来解决问题。

  • 1.项目风险的根源在于存在于所有项目中的不确定性。

    2.已知风险是那些已经被识别和分析的风险,这使得对这些风险的应对计划成为可能。

    3.特定的未知风险不能被预先管理,这就建议项目团队应该创建一个应急计划。

    4.已经发生的项目风险也可以视为一个问题

    亲爱的法赫德,

    以上给出的是项目管理知识体系第275页最后一段的四句话。我对第三句有很大的误解。它是否陈述了未知风险的应急计划?

    请澄清

    • 根据我的理解,这些风险是很难制定应急计划的。换句话说,你可以说关于他们的信息很少或没有。

    • 如果我可以在讨论中加入我的观点,应急储备是“钱”,而应急计划是,好吧,一个计划。应急储备是计算的金额,通常使用决策树或EMV计算。作为估计成本的一部分,我们估计所有的活动,然后把它们的成本加起来。与此同时,我们还计算万一发生所有已识别风险所需的金额。这个数额是偶发数额,这是由总理的自由裁量。活动的总成本和应急金额相加,形成项目的成本基线。

      应急计划只是在确定的风险发生时所遵循的计划。它是需要采取的一系列步骤,并记录在风险管理计划中。总而言之,如果和当一个确定的风险发生:-

      第一条:我们需要遵循风险应急计划中定义的步骤
      #2我们需要利用应急储备从货币上解决这一风险

      • 应急储备可以是为响应已识别风险和触发风险响应而保留的任何资源b0b体育app。它可以以时间、金钱、人力和非人力资源以及范围的形式加以利用。b0b体育app

        我们倾向于认为货币是储备的唯一元素,大多数时候这是合乎逻辑的,但不是列表的全部元素。

        范围减少并不是一个可行的解决方案在许多情况下,但当一切都紧(时间,金钱,资源是0和管理储备不能碰),我见过妥协的情况下削减范围当然通过变更请求是唯一可能离开是因为大多数时候联合国接受质量妥协。b0b体育app这就是我在列表中包含范围的原因。谢谢。

        Prashant -

        • 你是对的,Prashant,预留就是预留,可能是时间、成本、材料或其他东西。

          关于范围储备,你能再解释一下吗?

          • 首先,我为迟来的回复道歉。

            我不知道有“范围储备”这样的东西,尽管范围是一个维度(很像成本、进度、质量等),在使用应急储备和管理储备时可以妥协。这是非常罕见的。

            当我们在现实世界中说我们正在调用留出应急储备(已知风险/未知)时,通常我们已经留出了时间(崩溃/快速跟踪等选项),或者我们已经留出了$$(没有填充)。大多数时候,质量是不会打折扣的;

            所以从更广泛的意义上说,“我们将按时提供产品,没有预算,但它不会是一个高质量的产品,所以预期问题”是不可接受的方法,原因有几个。客户们不想听到他们买的东西不合格。此外,如果质量受到影响,支持的成本可能会高得难以接受。

            现在,如果您没有时间,金钱和质量不能妥协,但仍然需要交付,该怎么办?这时,脱镜就能派上用场了。幸运的是,大多数项目都会提出很少的“必须拥有”、很少的“应该拥有”、很少的“可以拥有”和很少的“可以拥有”。初步预算是考虑到上述所有因素而计算的。然而,当您处理上面的场景时,脱离作用域从减少到消除“从好的到有”,然后向后移动。显然这需要:
            1.变更请求
            2.客户的共识
            3.生存能力

            生存能力在这方面起着重要作用。如果一个好的特性不属于关键路径,成本不高,并且由一个不会在崩溃或快速跟踪项目中使用的资源来完成,该怎么办?在这种情况下,尽管您可能有客户同意删除该功能,并且可以批准更改请求,但它在最后提供的好处可以忽略不计,从而降低了反作用域工作的效率。

            话虽如此,脱离范围并不是一种广受欢迎的方法——但它确实存在,这为你的时间、成本、质量和风险提供了一些宝贵的时间空间。

            希望这个有帮助。讨论好!

            • 所以从更广泛的意义上说,像“我们将按时提供产品,在***预算之内,但它不会是一个高质量的产品,所以预期问题”是不可接受的方法,原因有几个。客户们不想听到他们买的东西不合格。此外,如果质量受到影响,支持的成本可能会高得难以接受。

              • 不客气,法哈德。我有一个简短的问题。如果我们想调用应急储备金,是否需要打开更改请求?(我知道我们需要它作为管理储备)。

                此外,如果我们需要实现工作周围,因为一些不可预见的事情发生了,我们没有任何应对策略-或-我们的B计划也失败了-我们需要调用CR吗?我想这个问题的答案是肯定的,但需要确认。对于这两种情况,你有什么想法?谢谢。

                • 在第一种情况下,您将不会引发更改请求。您将使用应急储备,并且不需要更改请求,因为在任何基线、范围或项目计划中都没有更改。

                  在第二种情况下,理想情况下,如果发生任何不可预见的事件,您应该使用管理储备。

  • 在阅读了这篇文章后,对风险响应和应急计划感到困惑。在我看来,两者都是一样的,但它们真的一样或有什么区别吗?请让我知道应急计划是否或多或少与风险响应相同。

    请澄清。

    • 应急计划是一种风险应对计划。当风险发生时,你将实施应急计划。如果应急计划失败了,你就要实施后备计划。后备计划也是一种风险应对计划,但它是在应急计划失败时实施的。应急计划和后备计划——两者都是风险应对计划。希望这能消除你的疑虑。从我的iPhone发送

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