项目管理中使用的采购合同类型

2020年7月25日
法赫德Usmani
procurement-contracts-pmp

今天我们将讨论项目管理中使用的各种采购合同。

达到一定水平后,每个组织都需要采购来进一步发展,但这在真空中是不可能的。组织需要外部帮助来实现增长。采购是企业生存和发展的必要条件。

采购管理系统帮助您选择合适的合同和供应商来购买商品或租用服务。

无论您是买方还是卖方,您都必须了解采购。每个组织,是否projectized功能的矩阵,使用采购合同。

采购是什么?

根据维基百科:

采购是指从外部来源获得货物、服务或作品。货物、服务或作品是适当的,并以尽可能高的成本采购,以满足买方在质量、数量、时间和地点方面的需求,这是有利的。”

组织需要采购的原因有很多:

  • 他们没有完成某项工作的专业知识。
  • 他们忙于其他的工作。
  • 采购比自己做更便宜。

然而,你必须做一个成本效益分析在决定采购合同之前。计算你自己做这件事的成本和通过采购,然后选择一个划算的选择。

如果外包的好处大于自己做,你就应该外包。

例如,你必须扩建你的办公楼,但你没有电气工作的专业知识。你有两个选择来完成这个项目:自己做或者让别人帮你做。

由于您没有内部专业知识,第二种选择将节省您的努力,金钱和时间。

采购的好处

采购使组织的业务更容易。他们可以专注于自己的核心业务,把其他业务外包出去。它帮助公司分享机会,雇佣专家,购买商品或服务。

组织在家里完成所有需要的流程的日子一去不复返了。如今,组织履行其核心职能,并将采购用于其他任务。

早期,福特汽车公司(Ford Motors)曾种植大豆,以提取用于油漆的油。如今,没有汽车制造商这么做了。如果他们需要油漆,他们就从市场上买。轮胎、玻璃等其他部件也是如此。

参与组织所需要的一切是不切实际的。获得正确的专业技术并进行维护是非常昂贵的,这甚至可能导致产品质量不合格或价格过高。无论哪种情况,对组织都是不利的。

采购管理对现代企业至关重要。它帮助你找到最适合你工作的畅销书,有合适的条款和条件。它可以让您根据您的要求选择正确的采购合同。


采购合同有很多种类型,您必须了解每一种类型,以便选择一种满足您的要求。

在我们研究这些类型之前,首先我们必须理解术语“合同”

合同

合同是买卖双方之间具有约束力的协议。它是买卖双方关系的关键,并为他们如何处理彼此提供了一个框架。

采购联系

两方或多方之间交付服务或货物的任何合同都是采购合同。您可以将采购合同分为三类:

  1. 固定价格合同
  2. 成本可补偿合同
  3. 时间和材料合同

作为项目经理,您的工作是选择满足您需求的合同。

固定价格合同

许多专家称固定价格合同为包干价合同。当工作范围确定时,您使用本合同。一旦合同签订,卖方有合同义务在约定的价格和时间内完成任务。因此,大部分风险由卖方承担。除非工作范围发生变化,否则不会重新谈判价格。

一般来说,外包和交钥匙采购合同都是固定价格。这个合同在定义明确的范围内是有用的。

因为成本不能改变,所以这个合同适合控制成本。

在这里,改变范围是一件昂贵的事情。承包商通常通过投标最低价格获得合同,然后试图在任何机会产生额外的收入,如增加范围。

我见过承包商和项目经理就项目范围发生争吵。他们最初同意了,但后来在小问题上争论,提出了变更请求。

确保范围定义明确并尽可能详细;仔细观察范围的任何变化。

你可以将固定价格合同分为三类:

  1. 固定价格合同(FFP)
  2. 固定价格激励费用合同(FPIF)
  3. 经济价格调整合同(FP-EPA)
固定价格合同(FFP)

这是最简单的采购合同类型。卖方必须在商定的资金和时间内完成这项工作。卖方对任何增加的费用负责,他们有法律义务在协议范围内完成任务。

固定价格合同主要用于工作范围非常详细的政府或半政府合同。

这个合同很容易浮动和收到投标,它是在成本基础上评估的,这是相当快的。

因为卖方承担风险,所以成本较高。范围不明确的,买卖双方可能发生纠纷。任何偏离原始范围的行为都会让你付出巨大的代价。

卖方必须在18个月内以50000美元的价格粉刷整栋建筑。

固定价格激励费用合同(FPIF)

在这里,尽管价格是固定的,但如果卖家表现良好,他们可能会得到奖励。这种动机降低了卖方的风险。

这种激励可以与任何项目指标联系起来,如成本、时间或技术性能。

如果承包商按时完成第一个里程碑,他们将获得1万美元的奖励。

经济价格调整合同(FP-EPA)

如果协议是多年的,你可以使用固定价格和经济价格调整合同。这份合同有一项特别条款,保护卖方不受通货膨胀的影响。

根据消费者价格指数,一段时间后,项目成本将增加约3%。

采购订单(PO)

这个合同是用来购买商品的。

例如:以1美元的价格购买1万匹布。

成本可补偿合同

许多专家称这种合同为成本支付合同。

在这里,卖方将获得已完成工作的补偿,外加代表其利润的费用。通常,如果卖家达到或超过所选项目目标(提前完成任务或节约成本等),他们会得到这笔费用。

当范围存在不确定性或风险较高时,您使用成本补偿合同。在本合同中,风险由买方承担,因为他们支付了所有费用。

当你没有明确的范围时,这份合同可以为你提供更好的成本控制。

范围蠕变当要求不明确时,这是成本补偿合同的固有缺陷。卖方可尝试增加成本以增加费用或报销。

您可以通过适当的监控或设定利润上限来最小化这一点。例如,最大利润是总成本的10%。

你可以将成本可补偿合同分为四类:

  1. 成本加固定费用(CPFF)
  2. 成本加奖励费
  3. 成本加奖金(CPAF)
  4. 成本加成本百分比(CPPC)
成本加固定费用合约(CPFF)

在这种情况下,不管卖方的表现如何,卖方都要支付所有发生的成本加上固定的费用。风险由买方承担。

在投标人没有兴趣竞争的高风险项目中,组织使用这个合同。

CPFF合同使卖方免于风险。

例如:总成本加上25000美元的费用。

成本加激励费合同(CPIF)

在成本加激励费合同中,卖方将根据实现合同中提到的某些绩效目标获得所有成本加激励费的补偿。该奖励将使用商定的公式计算。

在这种情况下,风险在于买方;但是,它低于成本加固定费用。

在CPIF合同中,激励是卖方的激励因素。

一般来说,激励是买方和卖方分享一定比例的储蓄。

示例:如果项目在预算内完成,卖方将获得25%的节省。

成本加奖金(CPAF)

在这里,卖方的报酬是成本加上奖励费用。此额外费用将基于根据合同中描述的具体绩效目标达到的满意度。

注:奖励费和奖励费之间存在差异。激励费根据合同中定义的公式计算,是一种客观评估。奖励费取决于客户的满意度,并进行主观评估。裁决费不可上诉。

示例:如果卖方根据其表现通过达到或超过质量标准完成任务,买方可给予最高10000美元的奖励。

成本加成本百分比(CPPC)

在这里,卖方要支付所有的费用加上这些费用的一定比例。买方通常不喜欢这种类型的合同,因为卖方可能人为地增加成本以赚取更高的利润。

例:总成本加上成本的15%作为费用支付给承包商。

时间和材料合同

这是固定价格合同和成本补偿合同的混合体。在这里,双方共同承担风险。

当交付是“劳动时间”时,你使用时间和材料合同。在这里,项目经理将向提供人员的卖方说明所需的资格和经验。

该合同用于聘请专家或外部支持。

在本合同中,买方可规定每小时费率,并规定“不得超过”限额。

你将付给技术人员每小时20美元。

总结

选择采购合同是项目的重要组成部分,因为它决定了你与卖方的关系。您希望选择的合同能够提供最佳的时间和金钱价值,并能保护您的项目免受风险。如果工作范围定义良好,请选择固定价格合同。然而,如果工作范围不固定,成本补偿是一个不错的选择。时间和材料类型适合招聘顾问或外部支持。

你们在项目中使用什么样的采购合同?请在评论区分享你的经验。

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说出你的想法

  • 在约旦的一个酒店度假酒店的部分骨架已经建成,业主希望承包商以总建筑面积每平方米的价格完成骨架+完工工作,包括成本+完工和ID。包装材料。在雇主和承包商之间签订什么样的合同协议是最好的

  • Head First PMP中写道,T&M合同对买方来说风险最大……时间和材料(T&M)合同对买方来说风险最大,因为如果项目成本远高于最初的估计,买方必须接受这些成本,而卖方则继续获得工作时间的报酬。

  • 确定固定价格的估算方法是什么?(a)类比估计(b)自底向上估计(c)参数估计。请回答这个问题。

  • -上市公司之间已签订成本加百分比成本(CPPC)合同
    组织和PPRA注册供应商。估计费用为12000000卢比,包括:
    双方同意支付成本的10%的利润。项目的实际成本是Rs。
    130年,00000年。支付给卖方的总金额是多少?
    如果有人知道,请回答

  • 你对项目管理的解释对我这个在工程部基础设施实施单位工作的工程师非常有帮助。感谢分享文章。

  • 非常感谢。作为采购专业的学生,你的讲解对我帮助很大,让我更加理解。

    如果你能在我的电子邮件上多发一些,我会很高兴的

  • 出色的工作……如果你不介意的话,我有一个建议……请添加一个表格,比较每种类型的主要特点(优点和缺点)。

  • 主席先生,在这件事上,我有一个问题(采购),采购经理在哪里构成了所有问题,我的意思是与项目经理的关系?

  • 非常感谢,我真的很感激,我曾多次与这种类型的合同作斗争,但现在也很清楚,关于谁决定合同选择的问题已经被理解了。
    再次感谢。

  • 早上好

    感谢您对不同类型合同的定义和简单分类。在进行前端加载时,考虑到不同阶段,何时才是实际决定使用哪个合同的理想时间?

    非常感谢。

    • 如果是一次性工作,你可以选择非合同服务订单。如果这是一个常规操作,你可以采用每次价格或任何类型的固定价格合同。

      这取决于情况和要求。

  • 法赫德

    请向我提供一份符合公平和成本效益的宪法要求的采购程序清单。

    这些程序如何满足宪法要求?

    • 每一份合同都应该对公司具有成本效益,对各方都公平。

      你所说的宪法要求是什么意思?

  • 你好法赫德
    我喜欢你的纠正,我希望你能写一些关于非政府组织基金项目的采购和合同的想法。

    问候
    Absisa。

  • 嗨,我是Nomasonto,我需要关于我的任务问题的帮助,我在做项目管理。我在使用公司解雇价格合同:风险敞口应如何获得合同奖励?

  • 在固定价格合同中,使用哪种类型的估算技术?
    类似、参数、自底向上或三点估计。

    能不能给我一张图表来显示合同的类型以及该合同使用的估算技术

  • 谢谢你,作为一名工程师,你对项目管理的解释对我非常有帮助,我在我国工程部的一个基础设施实施单位工作。该部门通过基于产出和绩效(OPRC)的合同形式实施世界银行资助的项目。

  • Olga,首先你写800.000是实际价格,然后800.000是最终成本。8000.000是什么?
    另一方面,在这类问题中,FPIF和CPIF的计算开始时是一样的,差别在于FPIF,你必须证明结果是在最高价以下。如果不是,费用是直接上限价格减去成本。

  • 嗨,法哈德,
    我现在正在为我的PMP学习,在做一些练习时,我感到困惑。对于CRIF和FPIF(成本补偿和Foxed价格合同),最终费用和最终价格的计算有什么不同。
    问题是:目标成本为900万美元,目标费用为85万美元。实际价格是800万美元。节省部分70/30(买方/卖方)共享。最终费用?最终价格?
    如我所见,最终费用将是:($ 900万-$ 800万)*0.3 +$85万=$30万+$85万=$ 115万
    如果合同是CRIF或FPIF,最终价格的公式会不同吗?
    在我看来,CRIF将是:$8000000(实际成本)+$850000+$300000=$9150000
    但对于FPIF而言:900万美元(约定目标成本)+ 85万美元+ 30万美元= 10,15万美元
    我正确吗?

  • 我只是碰巧看到了交换的邮件。对于一位读者提出的一个观点,即关于PTA,我有根本的不同意见。我认为PTA不是FPIF的变体(正如教科书让我们相信的那样),而是CPIF的变体。原因很简单,当人们不能同时谈论“目标成本的节约激励”和“固定价格”时。这就引出了一个问题:“那么FPIF的激励机制是什么?”我的回答是,FPIF的激励仅限于“节省时间”(即提前交货),而不包括“节省材料成本”——这些将作为“奖金”给予。另一方面,延迟交货将会要求赔偿违约金。我在去年PMI班加罗尔分会的每月通讯中提出了这一点,几乎所有人,包括我交谈过的许多学者,都表示同意我的观点。

    我将很高兴收到读者的反应。

    第二个非常有趣的问题是,一位读者提出了“实施采购”过程的输出,为“开发项目章程”过程提供输入。答案在于,此处“项目章程”一词中所指的“项目”不是买方进行采购的项目(全部),而是授予承包商的(分)项目(部分)。我相信这就是Fahad Usmani先生所说的“你可以与承包商签订任何采购合同,这可能会引发项目章程的产生”,我同意他的观点,因为项目管理知识体系确实提到了项目采购管理知识领域满足了谈判双方的需求,尽管在实质上它忽略了承包商的利益。我是一名合同管理顾问,也是印度材料管理学院的教员和研究员,在这张桌子的两边坐了半个多世纪。我一直坚持合同管理(从承包商的角度处理与合同管理有关的特殊方面)也应该作为一个单独的知识领域加入。
    S.S.V.RAGHAVAN PMP

    • 一般来说,“总假设点(PTA)”的概念用于固定价格激励费(FPIF)合同。您能否具体说明PTA对卖方的影响。此外,PTA的概念也可以应用于成本加激励费合同,尽管PTA不存在于成本补偿合同中。

      • 在成本补偿中,买方得到了他的成本,他永远不会处于损失中,所以PTA在这里没有意义。

        PTA推动卖方以最小偏差完成工作,以赚取利润。

  • 为什么在计算PTA时我们要加上目标成本,但它已经包含在目标价格中=目标成本+目标利润。
    公式
    PTA=(最高价格-目标价格)/分摊比率+目标成本(为什么要加上这个目标成本)

    请解释
    谢谢

    • PTA是指买方不再向卖方支付任何费用的价格。在公式中,目标成本没有加两次。第二个目标成本是目标成本,在括号中,它用于找出将增加到目标成本的成本,以获得PTA的价值。

  • 在您的问题中,示例和实践是您为总假设点提供的数据,显示目标成本=100000,目标利润=10000,您给出的目标价格是115000,但应该是110000(目标成本定义为目标成本和目标利润之和)。
    如有错误,请解释并改正。

    谢谢

  • 嗨法赫德

    我怀疑是否所有的工作都完成了,交付品都被接受了,但是有些冲突没有通过谈判解决,所以上了法庭

    我是否可以建议关闭项目或必须关闭所有索赔才能关闭Proc???

  • PMBOK第5版的时间和材料合同写在364页。“T&M合同通常用于增加员工、聘请专家,以及在不能迅速制定出准确的工作说明时提供任何外部支持。”
    我的问题是,如果SOW没有规定,项目章程是如何产生的,因为这个SOW是发展项目章程的第一个输入?

  • 嗨. .法赫德,

    根据项目管理知识体系第372页,“图12-5。执行《采购数据流程图》,将项目章程作为输出。但在实施采购过程中却没有提到项目章程。所以想知道项目章程是如何在这个过程中发挥作用的

  • 你好,法赫德,

    很好的一天!

    我正在准备我的考试,我发现你的更新非常有用,以进一步我的理解。我遇到了一个基于FPIF的问题,但它不涉及直接使用PTA计算”。我不知道如何处理这样的问题。
    “固定价格加激励费(FPI)合同的目标成本为130000美元,目标利润为15000美元,目标价格为145000美元,最高价格为160000美元,持股比例为80/20。项目的实际成本为150000美元。卖方能获得多少利润?”如果你能在接下来的几天内帮我更新一下,那就太好了。
    非常感谢!
    问候,
    Shyamala

    • 在这种情况下,卖方的份额是20%
      因此,激励费用=(实际成本-总成本)的20% = 20% * (150000-130000)= -4000
      最终费用=总费用+激励费用= 15000+(-4000)= 11000
      卖家的最终利润是11000

      • Mr.Fahd,
        非常感谢您宝贵的博客,对我备考有很大帮助
        但在这里,我认为你错过了16万的上限价格,上限价格=16万
        而实际成本是15万,所以我认为利润是1万。
        如果我错了,请纠正我。
        最好的祝愿

      • 如果你没有最高限价,11000美元是正确的。但由于给出了最高价格,因此简单的程序如下:
        上限价格-实际成本= $160,000 - $150,000 = $10,000

      • 解决方案:
        在这种情况下,卖方的份额是20%
        因此,激励费用=(实际成本-总成本)的20% = 20% * (150000-130000)= -4000
        最终费用=总费用+激励费用=15000+(-4000)=11000(正常)
        因此,卖方的最终利润为11000(ok)。

        解决方案的另一部分如下所示:

        最终价格=实际成本+最终费用(或最终利润“相同含义”)= 150,000 + 11,000 = 161,000(实际上,161,000不被视为最终价格??为什么?,because the buyer will not pay more than the Celling Price, which is equal: 160,000 in this case as given in the problem)
        因此,由于计算的最终价格(161,000)大于上限价格(160,000)(买方不能支付超过上限价格),因此:
        最终价格=上限价格=16万。

        • 因此,激励费用=(实际成本-总成本)的20% = 20% * (150000-130000)= -4000
          根据这个公式,答案应该是肯定的

    • 你好,金川,,

      你的问题需要一个单独的博客帖子。无论如何,我会尽快把这些观点添加到这篇博文中。

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