什么是项目开会会议?

2021年6月8日
法赫德Usmani
开始会议

在此期间项目生命周期,你将与利益相关者有很多会议。大多数会议包括您和您的团队成员讨论项目状态、问题和计划。其他会议包括管理层和客户。

这些会议都有其重要意义,但开幕会是独特的。

PMI在第6版的PMBOK指南中介绍了开球会议。bob手机客户端它是“开发项目管理计划”过程的工具和技术。

什么是开球会议?

这是第一次在项目利益攸关方启动新项目或新阶段时。

这个会议可以包括高层涉众,如项目发起人、管理层、项目经理和一些团队成员。然而,在项目团队中,它涉及项目经理和团队成员。这个会议让项目经理有机会定义共同的目标并达成共识。

启动会议是激励团队成员实现项目目标的有价值的工具。

启动会议什么时候举行?

对于小型项目而言,启动阶段之后立即进行开球会议,并包括所有团队成员。对于许多团队成员来说,这将是与其他成员的第一次会面,因此,这是一个了解他人的机会。

较小的项目只有一个启动会议。

在较大的项目中,您将在规划完成时进行开球会议,并执行即将开始。如果项目是多相,则可以在每个阶段开始时开球会议。

如果项目遍布大型地理区域,您将有一个虚拟的TakeOff会议,因此团队成员可以通过互联网进行通信。

启动会议的目的

项目团队由新的团队成员组成,因此熟悉会议是必不可少的。这次会议为团队成员提供了一个互相了解、建立信任、促进相互理解的机会。

在会议中,您可以讨论项目目标,假设,约束、可交付物、挑战、方法、程序、计划、工作环境,以及每个涉众的角色等等。

一次成功的启动会议可以为项目定下基调。它确保涉众在同一页上,并对项目目标有共同的理解。这有助于他们就如何作为一个团队工作达成一致。

开球会议帮助客户与项目团队建立关系,了解项目将如何进行。

您如何进行成功的开会会议?

大型项目可以拥有内部和外部开球会议。

团队成员与管理层之间举行内部启动会议,以了解该项目。

他们帮助团队成员为会见客户做好准备,避免问不必要的问题。它能增强团队成员的信心。

在进行内部启动会议后,您将与客户进行外部开球会面。这是您了解客户及其期望的机会,清除任何疑问,并解释开展项目的过程。

要举办一个成功的启动会议,请遵循以下步骤:

  1. 制定议事日程
  2. 进行会议
  3. 关闭会议

制定议事日程

您应该决定在会议中讨论的主题。

你将包括一个介绍性的会议,介绍这个项目及其目标,项目里程碑,假设,约束,最后有一个问答环节。

使用演示文稿来解释您的推理。

在进行会议之前发送此议程,因此与会者可以准备和积极贡献。

进行会议

介绍你自己,并让别人也这样做。之后,你将提交议程并解释会议上要讨论的话题。

之后,解释项目,它的目标,简短的项目范围,以及团队成员的角色和责任。

讨论沟通和报告系统:例如,如何与利益相关者沟通信息。你将制定与客户讨论的议程。最后是问答环节。

解释项目章程和它的内容。告诉他们这是初级阶段,你需要他们帮助你制定一个详细的项目管理计划

设定期望。例如,解释工作分配,旋转,留下程序等。

讨论关键的涉众,以及他们的需求和角色。解释沟通和报告系统。例如,指定报表格式和通信频率。

最后,解释这个项目,它的业务需求,以及为什么它对客户和公司是至关重要的。与客户一起领导这部分工作。你应该提前通知客户,以便他们为会议做准备。

您可以讨论项目可能面临的任何重大风险或约束以及如何克服它们。

关闭会议

最后,举行问答环节,鼓励参与者消除疑虑。

最后,感谢参与者,如果他们需要任何澄清,请与你联系。

会议结束后,您将准备会议纪要并将其发送给与会者,以及那些没有参加会议的人。

启动会议的好处

启动会议有以下好处:

  • 它有助于团队成员相互了解。
  • 它显示了项目经理的权威和领导技能。
  • 它帮助团队成员了解项目目标。
  • 它允许涉众理解项目的里程碑、风险、假设和约束。
  • 它帮助项目经理获得涉众的支持。
  • 它为与会者提供了澄清疑虑的机会。
  • 它让利益相关者达成共识。

总结

启动会议是项目成功完成的重要组成部分。它可以帮助你以最小的阻碍执行和完成项目。在这个时刻,您可以展示您的能力,并建立涉众对您的项目的信心。这是您设置涉众对项目的期望的地方。

你曾经主持或参与过启动会议吗?我很乐意在评论区听到你的经历。

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说出你的想法

  • 根据我在项目管理方面的经验,我想补充几点。
    启动会议必须在实际执行阶段开始之前召开。在我们的情况下,我们将批准SOW, PO,然后我们安排与客户的启动会议。开球后,我们第二天就开始正常的执行。

  • 请各位指导我这个项目的启动到底意味着什么?就像一些文献定义的那样,项目启动是计划和实施之间的一个小阶段。而有人认为启动是介于调试和运行阶段之间的阶段。很让人困惑。
    感谢

  • 亲爱的,有一个问题吗?

    在启动会议期间,项目经理将主持会议并讨论建设策略,但是谁将讨论项目策略(项目经理还是项目发起人??

    • 通常,项目启动会议是由项目经理和他或她的团队成员举行的,所以他或她将主导所有的讨论。

  • 关于开赛会议的所有细节的结构良好的文章。我遇到了三个关于启动会议的问题。一个问题是谁为启动会议设定战略目标?
    1 - 赞助2-股权持有人3-客户4-项目经理。
    我找不到明确的答案。你能帮忙吗?

    • 启动会议是涉众决定如何进一步进行的第一次会议。所以根据我的理解,答案应该是“利益相关者”。

  • “例如,你可以包括介绍环节,介绍项目及其目标、里程碑、假设、限制条件,最后是提问和回答环节。”

    我很高兴你在这里提出了假设。我曾经参与过一些项目,在这些项目中,假设被提出并被讨论,而在这些项目中,假设从未发生过。猜猜哪个项目更成功?o);

    此外,对于团队成员之前没有真正合作过的项目,我发现在启动会议上进行一个打破僵局的活动是很有帮助的。Atlassian在他们的启动页面上有一些有趣的建议(https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/project-kick-off),比如问对方你的超级英雄名字会是什么。

    谢谢你的好文章!

  • 我有一个问题。项目章程通过后,下一步要做什么

    1.识别的资源b0b体育app
    2.启动会议召开

    项目批准后,您选择哪一个作为继任者?

    • b0b体育app将在规划阶段确定资源。签署项目章程后,您可以与主要利益相关者开会会面。

  • 亲爱的FAHD,
    非常感谢你的文章
    我以前遇到过这个问题
    你能告诉我们你的想法吗

    他们说这是一个常见的问题:
    你是一名pm,现在你准备开一个开球会议,但是你收到了很多团队成员要你参加会议的借口,你会怎么做?
    a .坚持团队出席
    b.骗了它可用的人
    C.Cancel会议
    d .重新安排开赛会议

    问候

    • 开会会议很重要,项目经理必须持有它。他是控制的人,他必须进行它并坚持所有团队成员参加它。

  • 亲爱的法赫德,

    我真的很喜欢在这里阅读您的帖子,即使我已经获得了PMP证书,再次感谢您的努力。

    关于这个问题,我在准备考试的过程中感到困惑,但正如你在这篇文章中提到的,不必区分开赛会议的时间。这可能在项目章程批准后的任何时间点举行。大多数团队成员都是在计划过程中确定的,因此从逻辑上讲,在项目管理计划被批准或作为团队构建工具开发之后,召开这个会议是一个很好的时机。但这并不意味着它应该在规划过程组,因为每个过程组的区别是没有可行的方法来解释方法和相互关系,和迭代的过程在同一个内或在不同的内只有功能。尽管踢的是13的任务之一在规划领域在2015年6月考试大纲内容,实际上它可能甚至在执行过程组或刚刚举行项目特许批准或在发展中项目管理计划基于大小或复杂的项目,或在项目需求。但是出于考试的目的,在项目管理计划获得批准之后,将其作为团队构建工具以及涉众参与工具可能是明智的。可能没有必要明确指定此活动所属的流程组。

    最好的问候,

    公园

    • 好的说公园。

      我没有注意到在PMP考试内容大纲中,在计划过程组中提到了启动会议。

      谢谢你告诉我们。

  • 这篇文章真的很有用,也很有效。这为如何处理项目并使其成功提供了一些很棒的想法。开幕会对每个组织来说都是非常重要的。项目经理在如何处理现有项目和新项目上负有很大的责任,他们需要计划、执行、衡量、评估和沟通。

  • 嗨Fahad,
    谢谢你的精彩帖子。我有个疑问。博客中提到“告诉涉众你需要他们的帮助来制定一个详细的PM计划”,然而这个会议必须在执行阶段的开发团队过程中进行。
    这难道不是矛盾吗?请帮我理解一下。

    • 你是对这个问题的正确曲目,我希望这个问题将在下一个版本的PMBOK指南中清除。bob手机客户端

  • 你好法赫德,
    你能回答以下问题吗?
    你是否知道PMP考试的问题仅仅是关于PMBOK的,或者像其他工具告诉(Rita Murclay, Oliver Lehmann和其他人),也有来自其他来源的问题?如果有,最好的来源是什么?

    • 有许多问题可能不是直接基于PMBOK指南的;bob手机客户端例如基于情境的问题。

      你可以买任何好的PMP考试参考书和考试模拟器。

      这就足够你准备考试了。

  • 亲爱的法赫德,

    感谢你就启动会议提出的宝贵意见。bob官网竞彩足球

    我有一个相关的问题,把我弄糊涂了。
    启动会议必须在哪个项目管理过程组进行?

    指RMC资源,最后项目计划活动是举行启动会议b0b体育app批准后,项目管理计划和执行项目工作之前,而根据这篇文章,回答“开球会议被认为是一个活动的开发项目团队过程”在执行过程组。

    请问根据PMI,启动会议的具体时间是什么时候?在哪个过程组,在启动会议之前和之后有什么过程?

    最好的祝福

    • 你好,Emad,这真的是一个很好的问题,我已经和一些专家讨论过了,但是在这个话题上仍然有一些不明确的地方,所以我打算写信给PMI,因为PMBOK指南的第六版的草稿已经公开了。bob手机客户端

      不管怎样,让我们讨论一下。

      1)在PMBOK指南第五版中没有提到“Kickoff”这个词。bob手机客户端

      2)尽管它被认为是开发项目团队过程中的一项活动。

      3)开发项目团队是一个执行过程组过程。

      因此,根据PMBOK指南第五版,启动会议应该在执行过程bob手机客户端中举行。

      我不同意100%。在某些情况下可能是真的,但并不完全。开球会议是利益攸关方的第一次会议,以便在本博客文章中讨论项目和其他事情。

      从我的经验和在互联网进行彻底研究后,我会说PMI需要在新版本的PMBOK指南中澄清这个问题。bob手机客户端

      希望它可以帮助。

      • 大家好,我想在这里补充几点。将启动会议安排在任何特定的小组中都是非常困难的,因为它可以在启动、完成详细的项目管理计划和开发项目团队之后进行。在我的上一个项目中,我们为每一个新的开始召开了启动会议,无论是新的阶段还是新的活动,这都是直接和管理工作的一部分

  • 谢谢你有价值的解释。
    你能回答以下问题吗?
    在启动会议期间,项目经理是否应该为项目团队分配角色和责任?

    谢谢,

    • 员工角色分配发生在获取项目团队过程中,而不是在开发项目团队过程中。启动会议被认为是开发项目团队过程的一项活动。

  • 请fahad麻烦回答我PMP考试还是基于pimbok第五版吗?我在2016年5月有一场考试。谢谢你的文章

  • PMP Aspirants必须注意到这一有价值的信息,有关启动会议的问题是诀窍,特别是如果您没有阅读本文!做得好并写得很好地装备未来任何接受PMP考试的人。

    • 你好奥利弗,

      事实上,上个月我的两个博客访客要求我在启动会议上写一篇博客文章。他们俩都参加了考试,并告诉我,虽然很多PMP备考书并没有深入的涉及到这个话题,但是考试中还是有很多这方面的问题。

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