什么是项目启动会议?

2021年6月8日
法赫德Usmani
开始会议

项目生命周期,你将与利益相关者有很多会议。大多数会议包括您和您的团队成员讨论项目状态、问题和计划。其他会议包括管理层和客户。

这些会议都有其重要意义,但开幕会是独特的。

PMI在PMBOK指南第6版中介绍了启动会议。bob手机客户端它是“开发项目管理计划”过程的工具和技术。

什么是启动会议?

这是第一次在项目利益相关者当开始一个新的项目或一个新的阶段。

这个会议可以包括高层涉众,如项目发起人、管理层、项目经理和一些团队成员。然而,在项目团队中,它涉及项目经理和团队成员。这个会议让项目经理有机会定义共同的目标并达成共识。

启动会议是激励团队成员实现项目目标的有价值的工具。

启动会议什么时候举行?

对于小型项目,启动会议在启动阶段之后立即举行,并包括所有团队成员。对于许多团队成员来说,这是他们第一次与其他成员见面,因此,这是一个了解其他人的机会。

较小的项目只有一个启动会议。

在较大的项目中,当计划完成并准备开始执行时,您将主持启动会议。如果项目是多阶段的,您可以在每个阶段的开始有一个启动会议。

如果项目分布在一个大的地理区域,您将有一个虚拟的启动会议,以便团队成员可以通过互联网进行交流。

启动会议的目的

项目团队由新的团队成员组成,因此熟悉会议是必不可少的。这次会议为团队成员提供了一个互相了解、建立信任、促进相互理解的机会。

在会议中,你可以讨论项目目标,假设,约束,可交付(s),挑战,方法,程序,计划,工作环境以及每个利益攸关方的角色等

一次成功的启动会议可以为项目定下基调。它确保涉众在同一页上,并对项目目标有共同的理解。这有助于他们就如何作为一个团队工作达成一致。

启动会议有助于客户与项目团队建立关系,并了解项目将如何进行。

你如何组织一个成功的启动会议?

大型项目可以有内部和外部的启动会议。

在团队成员和管理层之间举行内部启动会议,以了解项目。

他们帮助团队成员为会见客户做好准备,避免问不必要的问题。它能增强团队成员的信心。

在进行内部启动会议后,您将与客户进行外部启动会议。这是一个机会,让你了解客户和他们的期望,消除任何疑虑,并解释项目的执行过程。

要举办一个成功的启动会议,请遵循以下步骤:

  1. 设定议程
  2. 进行会议
  3. 关闭会议

设定议程

你应该决定会议上要讨论的话题。

你将包括一个介绍性的会议,介绍这个项目及其目标,项目里程碑,假设,约束,以及最后的问题会话。

用演示来解释你的推理。

在会议开始前将议程发送给与会者,以便他们能够积极准备并做出贡献。

进行会议

介绍你自己,并让别人也这样做。之后,你将提交议程并解释会议上要讨论的话题。

之后,解释项目,它的目标,简短的项目范围,以及团队成员的角色和责任。

讨论沟通和报告系统:例如,如何与利益相关者沟通信息。你将制定与客户讨论的议程。最后是问答环节。

解释项目章程和它的内容。告诉他们这是初级阶段,你需要他们帮助你制定一个详细的项目管理计划

设置的期望。例如,解释工作分配、轮换、休假程序等。

讨论关键利益相关者,以及他们的需求和角色。解释通信和报告系统。例如,指定报告格式和通信频率。

最后,解释这个项目,它的业务需求,以及为什么它对客户和公司是至关重要的。与客户一起领导这部分工作。你应该提前通知客户,以便他们为会议做准备。

您可以讨论项目可能面临的任何重大风险或约束,以及您将如何克服它们。

关闭会议

最终,举行问答会议,并鼓励参与者清除他们可能拥有的任何疑问。

最后,如果您需要任何澄清,请感谢参与者并要求他们与您联系。

会议结束后,你要准备会议纪要,并将其发给参加会议的人,以及没有来参加会议的人。

启动会议的好处

开球会议有以下福利:

  • 它帮助团队成员相互了解。
  • 它显示了项目经理的权威和领导能力。
  • 它帮助团队成员理解项目目标。
  • 它允许利益相关者了解项目的里程碑,风险,假设和限制。
  • 它帮助项目经理获得涉众的支持。
  • 它为参加者提供了澄清疑虑的机会。
  • 它让利益相关者达成共识。

总结

启动会议是项目成功完成的重要组成部分。它可以帮助你以最小的阻碍执行和完成项目。在这个时刻,您可以展示您的能力,并建立涉众对您的项目的信心。这是您设置涉众对项目的期望的地方。

你曾经主持或参与过启动会议吗?我很乐意在评论区听到你的经历。

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说出你的想法

  • 根据我在项目管理方面的经验,我想补充几点。
    启动会议必须在实际执行阶段开始之前召开。在我们的情况下,我们将批准SOW, PO,然后我们安排与客户的启动会议。开球后,我们第二天就开始正常的执行。

  • 请各位指导我这个项目的启动到底意味着什么?就像一些文献定义的那样,项目启动是计划和实施之间的一个小阶段。而有人认为启动是介于调试和运行阶段之间的阶段。很让人困惑。
    感谢

  • 亲爱的,有一个问题吗?

    在开球会议期间,项目经理将领导会议并讨论建设策略,但谁将讨论项目战略(项目经理或项目赞助商?

  • 关于开赛会议的所有细节的结构良好的文章。我遇到了三个关于启动会议的问题。一个问题是谁为启动会议设定战略目标?
    发起人2-利益相关者3-客户4-项目经理。
    我找不到明确的答案。你能帮忙吗?

    • 开会会议是他们决定如何进一步进行的利益攸关方之间的第一次会议。因此,根据我的理解,答案将是“利益相关者”。

  • “例如,你可以包括介绍环节,介绍项目及其目标、里程碑、假设、限制条件,最后是提问和回答环节。”

    我很高兴你在这里提出了假设。我曾经参与过一些项目,在这些项目中,假设被提出并被讨论,而在这些项目中,假设从未发生过。猜猜哪个项目更成功?o);

    此外,对于团队成员之前没有真正奏效的项目,我发现破冰运动员在开球会议上有用。阿特拉斯人对他们的启动页面有一些有趣的建议(https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/project-kick-off),就像互相问你的超级英雄名字一样。

    谢谢你的好文章!

  • 我有一个问题。项目章程通过后,下一步要做什么

    1.识别的资源b0b体育app
    2.启动会议召开

    项目批准后,您选择哪一个作为继任者?

    • b0b体育app资源将在规划阶段确定。在签署项目章程之后,您可以与关键涉众召开启动会议。

  • 亲爱的法赫德,
    非常感谢您的文章
    我以前遇到过这个问题
    你能给我们你的想法吗?

    他们说这是一个常见的问题:
    你是一名pm,现在你准备开一个开球会议,但是你收到了很多团队成员要你参加会议的借口,你会怎么做?
    a .坚持团队出席
    找一个有空的人
    C.cancel会议
    d .重新安排开赛会议

    问候

    • 启动会议很重要,项目经理必须召开它。他是控制者,他必须指挥它,并坚持所有团队成员都参加它。

  • 亲爱的法赫德,

    我真的很喜欢在这里阅读您的帖子,即使我已经获得了PMP证书,再次感谢您的努力。

    关于这个问题,我在编写考试时感到困惑,但你提到这篇文章时,就会在这篇文章上提到的那样,没有必要的开关会议的特征是不需要区分召开会议的开关时机。在项目宪章在任何时间点批准后,这可能会举行。在规划过程中,大多数团队成员都在规划过程中确定,因此在项目管理计划被批准或制定为团队建筑工具之后,逻辑上逻辑上持有本次会议是一个很好的时机。But it doesn’t mean it should be in planning process group because the differentiation of each process group is not practical way to explain any interdependences and interrelationship, and iterations of processes which are either in the same KAs or in different KAs but only for functionality. Even though kick of meeting is one of 13 tasks in planning domain in Exam Outline Contents of June 2015, practically it could be held even in executing process group or just after project charter is approved or during developing project management plan all based on the size or complexities of project, or on project needs. But for the exam purpose, it might be smart to consider it as a team building tool as well as stakeholder engagement tool just after approval of project management plan. It might be not necessary to clearly specify the process group to which this activity belongs.

    最好的问候,

    公园

    • 说得好公园。

      我没有注意到,在PMP考试内容中,在规划过程集团下提到了截止会议。

      谢谢你让我们知道。

  • 这篇文章真的很有用,也很有效。这为如何处理项目并使其成功提供了一些很棒的想法。开幕会对每个组织来说都是非常重要的。项目经理在如何处理现有项目和新项目上负有很大的责任,他们需要计划、执行、衡量、评估和沟通。

  • 嗨法赫德,
    谢谢你的精彩帖子。我有个疑问。博客中提到“告诉涉众你需要他们的帮助来制定一个详细的PM计划”,然而这个会议必须在执行阶段的开发团队过程中进行。
    这难道不是矛盾吗?请帮我理解一下。

    • 关于这个问题,Chetan你是对的,我希望这个问题将在PMBOK指南的下一个版本中得到澄清。bob手机客户端

  • 你好法赫德,
    你能回答以下问题吗?
    你知道PMP考试的问题是否只有关于PMBOK的问题,或者像其他一些工具告诉(丽塔默特拉,奥利弗雷曼和其他人)也有来自其他来源的问题?如果是的,那么科鲁菜是最好的来源?

    • 有许多问题可能不是直接基于PMBOK指南的;bob手机客户端例如基于情境的问题。

      你可以买任何好的PMP考试参考书和考试模拟器。

      这就足够你准备考试了。

  • 亲爱的法赫德,

    感谢你就启动会议提出的宝贵意见。bob官网竞彩足球

    我有一个相关的问题,把我弄糊涂了。
    启动会议必须在哪个项目管理过程组进行?

    指RMC资源,最后项目计划活动是举行启动会议b0b体育app批准后,项目管理计划和执行项目工作之前,而根据这篇文章,回答“开球会议被认为是一个活动的开发项目团队过程”在执行过程组。

    您能否澄清一下休息会议的澄清,应按PMI进行正常进行?在什么过程组,在开会之前和之后出现了什么过程?

    致以最亲切的问候

    • 你好,Emad,这真的是一个很好的问题,我已经和一些专家讨论过了,但是在这个话题上仍然有一些不明确的地方,所以我打算写信给PMI,因为PMBOK指南的第六版的草稿已经公开了。bob手机客户端

      不管怎样,让我们讨论一下。

      1)在PMBOK指南第五版中没有提到“Kickoff”这个词。bob手机客户端

      2)尽管它被认为是开发项目团队过程中的一项活动。

      3)开发项目团队是一个执行过程组过程。

      因此,根据PMBOK指南第五版,启动会议应该在执行过程bob手机客户端中举行。

      我并不是100%同意。在某些情况下可能是对的,但不是全部。启动会议是涉众讨论项目和我在这篇博客文章中解释的其他事情的第一次会议。

      从我的经验和在互联网上做了深入的研究后,我认为PMI需要在PMBOK指南的新版本中澄清这个问题。bob手机客户端

      希望它有所帮助。

      • 大家好,我想在这里补充几点。将启动会议安排在任何特定的小组中都是非常困难的,因为它可以在启动、完成详细的项目管理计划和开发项目团队之后进行。在我的上一个项目中,我们为每一个新的开始召开了启动会议,无论是新的阶段还是新的活动,这都是直接和管理工作的一部分

  • 谢谢你有价值的解释。
    你能回答以下问题吗?
    在启动会议期间,项目经理是否应该为项目团队分配角色和责任?

    谢谢,

    • 员工角色分配发生在收购项目团队流程中,而不是开发项目团队进程。开球会议被视为开发项目团队进程的活动。

  • 请Fahad请回答我的考试PMP它仍然是基于Pimbok第5版,我在2016年5月开始了考试。对于你的文章很多

  • PMP有志者必须注意这些有价值的信息,在启动会议上提出的问题是一个陷阱,特别是如果你还没有读过这篇文章!做得好,写得好,为将来参加PMP考试的人做好准备。

    • 你好奥利弗,

      事实上,上个月我的两个博客访客要求我在启动会议上写一篇博客文章。他们俩都参加了考试,并告诉我,虽然很多PMP备考书并没有深入的涉及到这个话题,但是考试中还是有很多这方面的问题。

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