项目宪章的完整指南

2021年5月16日
Fahad Usmani.
项目章程

今天,我们将讨论项目章程——项目中最重要的文件。

项目有许多由项目经理和项目团队开发的文件。但是,项目经理在制定项目宪章方面没有作用。

在初始阶段,项目章程,连同业务案例和利益管理计划形成业务文档。

什么是项目宪章?

项目章程是一种正式的文件,它授权项目存在,提供完成项目所需的资源,任命项目经理,并授予他们使用资源和完成项目的权力。b0b体育app

项目宪章由拥有权威的项目外部的人签署,可以提供资源。b0b体育app签署机关可以是赞助商,最高管理层,PMO等。

虽然项目经理在创建项目章程中没有正式的角色,但是他们可以帮助发起人创建章程,因为他们在管理项目方面很有经验。

项目发起人可以是:

  • 表演组织的最高管理
  • CEO / MD的表演组织
  • 政府或机构。
  • 社区领导者
  • 个人金融家

没有项目章程,项目就不存在,也不能任命或授权项目经理。在项目管理领域,章程也适用于具有相同目的的计划和项目组合管理——授权。

项目是一个预期的行动方针,需要很多资金。在开始项目之前,赞助商通过了可行性研究,成本效益分析和福利管理计划。

项目章程是任何项目最重要的文件。它建立了项目,并为利益攸关方提供了指导方针。项目章程的变化很少,只有赞助商或顶级管理层可以做到这一点。

当赞助商了解它时,项目可能会非正式地开始。之后,他们会进行成本效益分析看它是否有利可图。如果项目与业务目标对齐,他们将追求它。

然后他们将创建一个项目章程来启动项目。这授权该项目的存在。它在开始时任命项目经理并决定。项目包机中的信息是高级别的。

许多组织称为“项目定义文件”。

项目章程的内容

项目章程有以下元素:

核心团队成员:这列出了关键的团队成员,包括项目经理,具有其角色和职责。

摘要项目状态:这给出了项目信息的概述,如项目开始日期、预计完成日期、潜在的财务影响(利益)。

里程碑:项目里程碑是项目中的重要点或事件。这可能是一个启动大会、现场动员、最终报告提交、完成交付品等。里程碑和一个大致的截止日期一起列出。

机会:这是问题解决方案声明。这个项目打算履行什么?这个项目为用户或表演组织带来了什么优势?

目标:这些项目是该项目旨在实现的可衡量目标。必须聪明(具体,可测量,可达到,逼真,令人束缚)的目标。

客观的:虽然目标是愿景,但目标是使命。它们是混凝土可交付成果,使目标活跃起来。

范围:这是项目的高级别范围。

商业案例:这给出了项目存在的理由。它通常在可行性研究之后开发,或者已经进行了成本效益分析。

约束:这些是对项目目标的限制,例如时间和预算,范围,质量。随着项目的发展,约束可能有所不同,特别是对于使用敏捷方法的高度不确定的项目。

假设:他们是真实或有效的条件而没有证据。它们在假设日志中记录。例如,您可以假设男性/女性比率将为80到20日。然而,随着项目的开始,政府法规可能要求50:50的性别平等。因此,假设将更新。

可交付成果:这些是项目预期要达到的具体成果。他们是项目的关键。一份快递可以是“在48小时内注册1000名订阅者”。可交付成果是绩效衡量的基准。

利益相关者:这表明可以影响项目的实体或受到影响。提到了关键的项目团队成员。它可能包括投资者或任何政府部门等。

赞助商批准和日期:项目章程中常见的最后一项是赞助商的姓名,签名和表示授权的日期。

项目宪章的其他一些要素是:

项目名称及描述、预先分配的资源(在日后招募项目成员/资源前为项目开列的个人或资源;b0b体育app您可以通过高层管理)、高级项目和产b0b体育app品需求、验收标准、高级风险和项目的预期收益来预先保护这些资源。

每个项目必须具有理由,开始和结束日期,预算等。

让我们谈谈项目章程是如何开发的。

项目章程如何创建?

在项目管理中,这个过程被称为制定项目章程。它涉及开发项目章程时使用的工具/技术。

上面的图表代表了项目章程是如何根据项目管理专业指南制定的。

输入元素在箭头之前并简要描述:

协议或合同:如果该项目是协议或合同的结果,您将需要本文件。

业务情况:如前所述,它包含了项目的经济论证、成本效益分析。

利益管理计划包含一种正式的方法,以确保项目的利益分配给负责任的个人/实体。

其他输入元素是本组织的政策。人力资源政策b0b体育app(可以帮助选择项目团队成员),健康和安全政策(可以指导禁运项目,这可能会严重影响人员健康和生命的安全性),安全和保密政策,质量政策(可包括成本质量)。

下图是用于开发租赁的工具和技术。

专家判断:涉及有关项目宪章的咨询主题专家。这些是具有专门知识的群体或人员,在风险识别,持续时间和预算估计等领域培训,福利管理,行业技术和项目,组织战略。

他们的投入将有助于制定一个强有力的章程。例如,HAZOP (Hazard and可操作性)和HAZID (Hazard Identification)专家可以为化学品相关项目提供高层次的建议。在下面的项目章程样本中,已经确定了一个与气候条件有关的假设。

焦点小组/头脑风暴:它用于收集想法或数据,如项目成本,持续时间,风险,里程碑,涉众列表。特许团队可以通过头脑风暴会议产生想法。这提供了一个开放的环境,鼓励小组参与来获得创造性的解决方案。

头脑风暴在横向思维中创造了一种轻松的非正式方法,解决问题解决。应该指出生成的想法,尽管有些可能听起来很奇怪。这些想法是完善的创意解决方案。授予项目宪章是一个正式文件,同时对其创造进行头脑风暴,宪章团队应尽可能适用于要生成的想法。

另一方面,焦点小组采取了结构化方法,通常涉及主题专家,以促进者在互动和正式的方式上调节,以获得对拟议主题的意见。这是一个讨论论坛。促进者必须拥有赋予技能:询问正确的问题,验证答案,并从答案中生成新问题。

会议是一个讨论、讨论、计划等的平台。会议必须遵守基本规则,如准时、议程、礼仪等,才能有效。可以采用促进而不是指导的方法。一个好的会议安排必须巩固在采购专家意见上的投资。

人际交往能力:这些是可以帮助推动上述活动的社交技能。它涉及情绪智力,沟通,冲突,团队建设等。人们因素是所有项目的共同分母。他们必须创新,影响,做正确的事情,关注地平线,询问和为什么,发展,专注于视力,动机和灵感,指导和使用关系力而不是强制合作。

最终的产出是:

项目章程:项目章程是这个过程的关键输出。一旦项目经理收到签署好的章程,他和项目管理团队就可以启动项目。

假设日志:所有确定并用作章程发展基础的假设和约束都记录在假设日志中。在整个项目中,假设日志会随着假设的变更或失效而更新。

项目宪章的好处

以下是项目章程的好处:

  • 它为项目经理提供了完成项目的权限。
  • 它解释了项目的存在。
  • 它显示了管理层对项目的支持。
  • 它定义了结果。
  • 它将项目与组织的目标对齐。
  • 它为团队成员提供了一个透明的报告系统。
  • 它将您从范围蠕变和镀金中拯救出来。
  • 它有助于您避免在项目期间的纠纷。

项目章程为您的项目构建了坚实的基础。它给出了对目标的共同理解。

关于项目宪章的问题

现在,让我们讨论一些关于项目宪章的常见问题解答。

谁签署了项目宪章?

有PMP抱负的人经常感到困惑,认为是项目经理签署了项目章程。

请注意,项目章程指定项目经理。显然,一个人不能任命自己。

赞助商或来自顶级管理的人,签署项目宪章。他们是外部的利益攸关方并有权提供资源和支持。b0b体育app

项目可以有多个项目章程吗?

大多数项目都有一个项目章程。但是,大型多分阶段项目可以有许多章程,每个阶段一个。当项目范围太大而无法管理时,将它们分成阶段总是最好的做法 - 例如,建立炼油厂。

谁保留了项目宪章?

项目宪章是一份官方文件,必须控制。项目协调员或管理员可以像其他人一样保持这份文件。还可以在项目管理办公室保留副本以供参考。

项目宪章与协议备忘录

协议备忘录(MOA)是双方之间的协议。当承包商从客户获得合同时,他们都签署了一份协议备忘录。这是一个商业和法律约束力的文件;当双方同意这样做时,你只能改变它。MOA是一个或两位的长文件。

另一方面,项目章程由一方签署。这里分配了项目经理,并将项目发给了他。这不是一个具有法律约束力的文件,如果需要,签署机构可以修改它。

结论

项目章程授权项目,并帮助确保执行部门对项目的支持。项目是为了解决问题而创建的,但如果启动得不好,就可能导致失败和资源浪费。b0b体育app一个好的项目章程可以帮助您的团队和组织成功地交付项目。

您有没有参与开发项目章程?请在评论部分分享您的经验。

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说出你的想法

  • 项目章程是一个非常重要的文件,所以为什么每个项目都有一个?我们如何在我们的项目中确保这一点?

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