项目采购-项目经理应该知道的

这是Ryan Sauer的一篇客座文章。

商业上没有两个项目是相同的。

如果每个任务都需要相同的资源就好了，但这是不可能发生的。b0b体育app有时需要额外的人力;其他项目需要外部供应商提供额外的商品和服务来完成这项工作。

因此，有必要了解采购流程——或超越公司日常能力限制的业务。

这对项目经理来说是一项重大的责任，同时也是展示他们技能和证明他们能够完成需要外部资源的任务的巨大机会。b0b体育app

虽然在项目采购管理中有许多变量，但有四个特定的阶段可以帮助确保按时并在预算范围内完成工作。

计划采购

这一初始步骤包括对工作范围的全面分析，以及需要什么来确保所有需求都得到满足。需要多少外包?何时需要从外部供应商处获取多少材料?获得准确的数字，以便项目投标人能够提供准确的成本估计。

经常引用原始的业务目标，以确保评估与预测预算一致。此外，俗话说“时间就是金钱”在这个阶段是必不可少的。了解项目时间表，确保有足够的资源在最后期限前完成。b0b体育app

什么类型的合同将被利用与供应商?固定价格合同和可补偿成本合同哪个最有效?无论合同类型如何，条款都必须清楚地说明，以避免与供应商在期望、业绩或补偿方面产生任何混淆。

进行采购

在规划阶段完成后，是时候评估供应商的响应和投标，缩小选择的范围，并最终授予合同。注意细节是这个过程的一个关键方面。并不是每个人都以相同的方式解释提案请求(RFP)，因此潜在的供应商理解所涉及的工作是至关重要的。现在是澄清任何关于项目的误解的时候了。与所有感兴趣的供应商安排一次会议，有助于在投标过程之前解决问题。

研究投标人的业绩和财务历史。他们是否处理过类似的项目?如果是，结果是什么?然后是将RFP标准与投标人的资格和提案相匹配的情况。

管理采购

项目的各个部分都准备好了——现在，是时候确保工作顺利运行，并以符合最后期限的速度进行。这个阶段主要是关于监视成功、评估绩效以及在必要时进行更改或更正。

例行审计、绩效审查和检查都可以纳入这一阶段;让它相当于定期成绩单。最好在此时发现问题或缺点，而不是等到最后期限迫在眉睫。供应商的付款可以取决于在预算和时间内完成项目的指定部分。

关闭采购

顾名思义，在这一阶段，项目已经完成，在结束合同之前，是时候验证工作已经完成到所有相关方满意的时候了。最后期限了吗?卖主有超支的成本吗?在这个过程中，检查人员在场解决任何技术问题是很常见的。

最后的审计也是讨论任何缺点和收集信息以改善未来采购项目的机会。

项目经理在整个采购过程中承担着许多责任，从确定谁将创建提案请求(RFP)到制定时间表项目里程碑核实材料接收情况。因此，项目经理必须与供应商、团队成员、主管，以及在某些情况下，管理机构保持定期的沟通。

这篇博文到此结束。如果你有什么要分享或有任何问题，你可以在下面的评论部分分享。

文章作者Ryan Sauer是Bisk教育与大学联盟的作家和编辑。他的写作包括项目管理的主题，例如在线PMP帮助对项目管理感兴趣的专业人士取得成功的证书。通过大学联盟，Ryan写信帮助专业人士获得项目管理认证。